Od wielu lat polski ustawodawca podejmuje działania mające zmierzać do cyfryzacji postępowania sądowego, w tym utrwalania obrazu i dźwięku. Zdecydowanie lepiej idzie mu w sprawach cywilnych, ale także postępowanie karne i wykroczeniowe powoli dostosowywane jest do współczesnych standardów. Jednym z przykładów takiej tendencji jest wydane w 2014 roku rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku w postępowaniu w sprawach o wykroczenia.
Przedmiot rozporządzenia ws. utrwalania obrazu i dźwięku
Rozporządzenie wydane zostało na podstawie art. 37a k.p.w. Jego zadaniem jest uszczegółowienie zasad dotyczących utrwalania obrazu i dźwięku w postępowaniu wykroczeniowym. Zgodnie z § 1 rozporządzenia jego zadaniem jest natomiast określenie:
- urządzeń i środków technicznych służących do utrwalania obrazu i dźwięku;
- sposobu i trybu sporządzania zapisów;
- osób sporządzających zapisy;
- sposobu użycia systemu teleinformatycznego służącego do utrwalania przebiegu rozprawy;
- sposobu przechowywania zapisów;
- warunków i sposobu wprowadzania zmian wymaganych względami technicznymi lub zakresem czynności, z których sporządza się protokół.
Utrwalenie zapisu
Zgodnie z § 2 rozporządzenia utrwalenie zapisu następuje za pomocą urządzeń cyfrowych, pozwalających na przechowywanie zapisów na informatycznych nośnikach danych. Urządzenia, środki i nośniki powinny zapewniać:
- integralność zapisu;
- kopiowanie zapisu pomiędzy urządzeniami, środkami i nośnikami danych;
- zabezpieczenie zapisu, w szczególności przed utratą, zniekształceniem, nieuprawnionym dostępem, usunięciem lub inną nieuprawnioną zmianą;
- rozpoznawalność każdej wprowadzonej zmiany;
- odtworzenie zapisu także przy użyciu urządzeń i środków technicznych korygujących lub wzmacniających utrwalony dźwięk lub obraz;
- udostępnienie zapisu na informatycznym nośniku danych;
- możliwość bieżącej kontroli dokonywanego zapisu;
- możliwość przekazania zapisów, stanowiących materiały archiwalne, do archiwów państwowych.
Przed przystąpieniem do utrwalania zapisu z przebiegu rozprawy protokolant identyfikuje się w systemie teleinformatycznym za pomocą podpisu elektronicznego gwarantującego identyfikację osoby protokolanta.
Metadane w przypadku utrwalania obrazu i dźwięku
Każdy zapis powinien zatem posiadać następujące metadane:
- jednoznaczny znacznik zapisu nadawany przez system teleinformatyczny, który umożliwia jego identyfikację;
- nazwę sądu, wydziału, sekcji, o ile występuje, oraz dane identyfikujące protokolanta sporządzającego zapis albo osobę upoważnioną do dokonania zmiany, z podaniem ich roli w procesie tworzenia lub akceptacji zapisu albo jego zmiany;
- oznaczenie sprawy i sygnaturę akt sprawy;
- datę sporządzenia zapisu;
- kategorię archiwalną, do której zalicza się akta sprawy, w której sporządzono zapis albo jego uprawnioną zmianę;
- wskazanie przynależności zapisu do akt sprawy, określone sygnaturą tych akt;
- wskazanie nazwy formatu albo formatów danych zastosowanych do zapisu;
- określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument;
- określenie podstawowego typu zapisu na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative.
Zapis należy utrwalić w sposób umożliwiający jego automatyczne wyodrębnienie i dodatkowo wyodrębnienie poszczególnych metadanych.
Treść zapisu
Nagranie wykonane w systemie teleinformatycznym powinno zawierać:
- obraz widoku ogólnego sali z pozycji przewodniczącego, ze szczególnym uwzględnieniem widoku wszystkich pozostałych osób uczestniczących w rozprawie oraz, jeżeli pozwalają na to względy techniczne, publiczności;
- obraz osoby wypowiadającej się z miejsca przeznaczonego dla świadka, obejmującego polem widzenia górną połowę ciała w sposób umożliwiający utrwalenie gestów oraz uzyskanie widoku twarzy;
- dźwięk z podłączonych do systemu teleinformatycznego urządzeń transmitujących dźwięk (odrębnie dla oskarżyciela, obwinionego, sądu i świadka);
- tekst jednobrzmiący z treścią protokołu pisemnego.
Jeśli jest to uzasadnione liczbą osób uczestniczących w rozprawie, można zwiększyć liczbę urządzeń.
Zadania protokolanta
Zgodnie z zapisami rozporządzenia, protokolant ma następujące obowiązki związane z nagrywaniem przebiegu czynności procesowych:
- wprowadza do systemu lub sprawdza i w razie potrzeby uzupełnia dane w postaci elektronicznej dotyczące oznaczenia sądu, miejsca i daty rozprawy, nazwiska sędziego, protokolanta, oskarżyciela, obwinionego, jak również obecnych na posiedzeniu przedstawicieli ustawowych i obrońców, oznaczenia sprawy oraz wzmianki co do jawności;
- pod kierownictwem przewodniczącego sporządza dla każdego zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku adnotacje;
- po zakończeniu rozprawy podpisuje zapis podpisem elektronicznym gwarantującym identyfikację osoby protokolanta oraz rozpoznawalność jakiejkolwiek późniejszej zmiany protokołu.
Zmiany w zapisie
W myśl § 11 rozporządzenia, dozwolone jest dokonywanie wyłącznie takich zmian zapisu, które są konieczne dla jego prawidłowego odtworzenia, przechowywania lub udostępniania, w szczególności za pomocą urządzeń korygujących lub wzmacniających utrwalony dźwięk lub obraz.
Zmiany dokonywane są na kolejnych egzemplarzach zapisu na zarządzenie przewodniczącego – jednakże nie mogą wpływać na treść utrwalonych czynności.
Pracownik sądu podpisuje każdy egzemplarz zapisu podpisem elektronicznym gwarantującym rozpoznawalność jakiejkolwiek późniejszej zmiany protokołu oraz przyporządkowuje temu zapisowi adnotacje.
Jestem adwokatem od spraw wykroczeń z Piły, Chodzieży, Trzcianki, Wałcza i okolic. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o prawie wykroczeń, zachęcam do sięgnięcia po moje publikacje – przystępne opracowania kodeksów, które ułatwiają szybką i skuteczną naukę – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia oraz Kodeks wykroczeń. Jeśli masz sprawę, w której potrzebujesz pełnomocnika, zapraszam do zakładki kontakt.